HubSpot Objetos Customizados: o que é e como colocar em prática (com vídeo)

A HubSpot é uma das empresas que mais investem em pesquisa, desenvolvimento e evolução de sua plataforma. Em 2019 ela colocou 19% da receita em melhorias no desenvolvimento e experiência de produtos. Toda semana temos novidades e pequenas mudanças na ferramenta, porém, a hype do momento é módulo de Objetos Customizados.

Desde o lançamento do CRM em 2014, a limitação em termos da estrutura e organização de dados sempre foi um ponto fraco da plataforma. Basicamente qualquer empresa que precisasse usar a ferramenta para automatizar, otimizar ou executar um processo de marketing, vendas ou atendimento ao cliente, tinha acesso apenas aos objetos de dados disponíveis na ferramenta: Contato, Empresa, Negócio, Produto e Tíquete.

Para cada objeto disponível até então era possível gerenciar ou criar propriedades/campos específicos para cada necessidade ou processo, veja a tabela abaixo:

Esses objetos foram desenvolvidos dentro de um diagrama de relacionamento de entidade (ERD), que ilustra bem a organização e a conexão entre objetos do HubSpot. 

Se por um lado, a limitação da HubSpot em disponibilizar acesso às informações nesses objetos pré-definidos facilitava o controle, a gestão e a administração de dados dentro da ferramenta para a própria HubSpot, por outro, tornava inviável o uso da ferramenta de uma forma mais aberta e mais aderente a diversos processos de negócios.

Para citar um exemplo, controlar turmas e grade curricular de cursos de seus alunos dentro do HubSpot não era uma tarefa fácil. 

Enquanto em outras ferramentas é possível desenvolver um aplicativo customizado para controlar essas informações dentro do CRM, no HubSpot ficávamos limitados a tentar gerenciar esses dados dentro do objeto contato, com limitações de uso em listas e campanhas, manutenção de histórico e criação de relatórios. 

Toda comunidade de usuários HubSpot tinha grandes dificuldades para estender e aprimorar o uso da ferramenta, e os novos potenciais clientes, especialmente grandes empresas, optavam por outra solução por essa restrição. 

Com a funcionalidade de Objetos Customizados o cenário muda completamente. 

O que é o módulo de objetos personalizados da HubSpot?

Em resumo, o módulo de objetos personalizados é uma funcionalidade que permite às empresas desenvolverem seus próprios objetos de dados dentro da ferramenta, diferente dos padrões da HubSpot. Ao usar, você tem a possibilidade de armazenar, processar e trabalhar qualquer tipo de dado diretamente no CRM, associando-os uns aos outros, acessados por usuários de CRM e usados em campanhas de marketing e relatórios. 

Imagem by prnewswire.

Por que o módulo de objetos personalizados é importante para sua empresa?

Conforme mencionei, se sua empresa precisa executar ou automatizar processos que envolvam informações distintas do HubSpot ou controlar dados específicos de um processo de negócio, os objetos customizados são incríveis para isso. 

Outro motivo pelo qual você deve considerar o uso de objetos personalizados é o fato de que você pode usá-los para conectar contatos, ou outros objetos, a várias empresas. O padrão do HubSpot não permite associar os contatos a mais de uma empresa, situação que não funciona para empresas maiores. 

Soluções alternativas podem ser criadas, mas não são definidas como objetos personalizados. 

Exemplos e casos de uso de objetos personalizados 

Sob a perspectiva de marketing, vendas, atendimento ou relacionamento com o cliente, as possibilidades de uso de objetos customizados do HubSpot são inúmeras, tudo depende do seu processo e necessidade de negócio, e também da sua maturidade de uso em relação à própria ferramenta. 

Há muitos exemplos de uso para objetos personalizados, mas, para dar alguns exemplos, você pode usá-los para:

Instituição de ensino: Gestão de Cursos

• Gerenciar toda grade curricular de alunos dentro do HubSpot
• Armazenar turmas, notas e presença dos alunos em aulas
• Associar professores aos cursos 
• Administrar certificados e conclusões de cursos 
• Acessar toda parte administrativa (adimplente ou inadimplente, por exemplo) 

Empresas SaaS: Gestão de modelo de assinatura (SaaS):

• Tipos de assinaturas
• Quantidade de assinaturas
• Modelo de cobrança: Mensal ou Anual
• Formato de pagamento: Cartão, débito ou boleto
• Produtos adquiridos
• Acessar toda parte administrativa (adimplente ou inadimplente, por exemplo) 

Academias: Gerenciamento de Planos

• Tipo de plano
• Modelo de cobrança: Mensal ou Anual
• Formato de pagamento: Cartão, débito ou boleto
• Frequência de aula
• Plano pessoal ou empresarial 

Corretoras de investimentos e bancos: gestão de carteira de investimentos

• Perfil de investidor
• Classificação de cliente
• Posição de investimentos
• Carteira vencendo
• Carteira potencial

Todos esses são bons exemplos de uso e aplicação de objetos customizados relacionados a modelos de negócios e processos distintos. No vídeo abaixo, temos uma demonstração prática.

Em certos casos, alguns desses exemplos podem ser adicionados às propriedades do objeto padrão, mas às vezes é difícil gerenciar ou manipular esses dados de forma mais eficaz. É quando os objetos personalizados se tornam a melhor opção.

Adicionar objetos personalizados resulta em um aumento no valor de seu HubSpot, embora aumente também a complexidade.

Caso prático de criação de objeto personalizado dentro do HubSpot

No exemplo abaixo destacamos a criação de um objeto personalizado para gerenciamento de disciplinas.

Neste objeto personalizado queremos gerenciar o nome da disciplina, horário, instrutor e data de início. Poderíamos ter aqui outros campos relacionados à disciplina, como campus, semestre, nota mínima, etc.

Dentro do objeto personalizado de cada disciplina, o HubSpot apresenta uma tela idêntica aos outros objetos. Você pode notar que em cada disciplina é possível associar os contatos, que são os respectivos alunos. 

Ao clicar no aluno, aparece no lado direito uma categoria chamada: disciplina - e também as associadas a cada aluno.

Pronto!

Com o objeto personalizado criado, agora você pode explorar os dados de cada objeto de inúmeras maneiras dentro do HubSpot, veja alguns exemplos:

Possibilidade de uso em fluxo automatizados de campanhas, atividades ou personalização de experiências.

Criação de relatórios e gráficos específicos com os dados e informações de objetos customizados.

Criar novas propriedades no objeto personalizado facilmente dentro das configurações do HubSpot CRM.

 Possibilidade de permitir acesso aos dados de objetos customizados aos usuários do HubSpot.

Caso você queira, também é possível importar dados em arquivos Excel ou algum outro software para objeto criado dentro do HubSpot, você pode prepará-los e importá-los facilmente para manter seus dados em um só lugar; se estiverem associados a contatos ou outro objeto, ainda é possível importar a associação.

Para garantir que os objetos personalizados funcionem perfeitamente na sua empresa e acelerarem o crescimento do seu negócio, preparamos uma checklist com 11 passos para você criar seu objeto personalizado ainda hoje. Também fizemos um vídeo que explica melhor o passo a passo. 

Como começar: passo a passo para você criar um objeto personalizado dentro do HubSpot

1. Definir processo ou necessidade de negócio será associado ao objeto;
2. Desenhar como os dados do objeto personalizado podem melhorar a eficiência de uso da ferramenta (acesso a informações hoje não disponíveis facilmente);
3. Validar como o objeto personalizado pode melhorar a experiência do cliente (seja ele cliente interno ou externo);
4. Estabelecer o fluxo de entrada, atualização e gerenciamento de dados (carga, integração via API, inputs de marketing e vendas);
5. Definir o uso gerencial dos dados do objeto personalizado (precisa valer a pena);
6. Definir o nome e conjunto de dados necessários para criação do objeto;
7. Determinar a quantidade de campos e formatos de cada campo do objeto personalizado;
8. Desenhar o mapa de relacionamento do novo objeto integrado aos demais objetos padrões do HubSpot;
9. Iniciar o processo de criação do objeto personalizado via uma conexão API (Application Programming Interface);
10. Planejar uma carga inicial de dados para validação de consistência e integridade da estrutura de dados criada;
11. Explorar os dados em fluxos, emails, relatórios, etc…

Embora o recurso de objetos personalizados do CRM seja fascinante e empolgante, você precisa ter um certo conhecimento da estrutura de API do HubSpot para criar um objeto personalizado. 

Vídeo completo com demonstração prática de objetos personalizados do HubSpot.
Importante: funcionalidade disponível apenas nas versões Enterprise.

Se você deseja começar rapidamente com objetos personalizados dentro do HubSpot com poucos esforços, encurtar a curva de conhecimento e elevar o nível de uso da plataforma, fale com a gente. 

Nosso time está pronto para ajudar você nessa nova jornada, você não precisa de um desenvolvedor, fornecedor terceirizado ou conhecimento da API para dar o próximo passo.